グループへのファイルの追加と削除・新バージョンの再アップロード

グループの機能の一つとして、『ファイルの共有』があります。

例えば、WordやExcelなど、外部のアプリケーションで作成したドキュメントを、グループに追加することができ、他のメンバーもそのファイルを閲覧したり、ダウンロードして手を加えたりすることができるようになります。

今回は、グループへファイルを追加して、他のメンバーとシェアする方法をご紹介します。

【補足】
ファイルの追加は、『パソコンから』と『Dropbox』から選ぶことができますが、Dropboxからの追加方法は別記事にてご紹介します。

まずはホーム画面左側メニュー内よりファイルを追加したいグループを選択します。

今回はカバー画像下の『ファイル』から追加していきます。
『ファイル』をクリックしてください。

『ファイルをアップロード』をクリックします。

ファイルの選択画面です。
画面上の枠内に、ファイルへのコメントを付けることができます。
その下の『ファイルを選択』をクリックし、グループへ追加したいファイルを選択してください。
※今回はOpenOffice(ファイル形式はMicrosoft Word)で作成したドキュメントを一つアップロードしています。


ファイルを選択したら『保存する』をクリックします。

ファイルのアップロードが出来ました。同時に投稿記事として表示されますので、メンバーにもお知らせが届きます。

他のメンバーは、アップロードされたファイルを『プレビュー』で確認し、意見を交換したり、自分のパソコンに『ダウンロード』して、ファイルそのものに手を加えたりすることができます。

下の画像はファイルをWeb上でプレビューしています。
※画像はMicrosoft Word Web Appのものです。ファイル形式がMirosoftドキュメント形式の場合に利用できます。こちらはMicrosoftの製品になりますので、詳しくはMicrosoftのホームページでご確認ください。

【補足】
Web上にアップロードしたファイルは、そのグループの公開範囲によって、グループ外のユーザーによって見られる可能性があります。公開グループの投稿は、グループ外のユーザーも確認できるため、注意が必要です。

もしあなたが、他のメンバーがアップロードしたファイルをダウンロードし、何かを変更した場合、ファイルを『新バージョン』として再アップロードすることができます。

先ほどダウンロードされたファイルの上に、『新バージョンをアップロード』とありますのでクリックします。




先ほどと同じようにファイルをアップロードします。
コメント欄に変更のポイントなどを加えてアップロードすると良いかもしれませんね。

『新バージョン』としてファイルがアップロードされました。
ファイル名の横に『バージョン２』と表示されています。
代わりに、最初のファイルには『バージョン１』と表示されています。

この機能を使うことで、普通にファイルをアップロードするよりも、どのファイルが新バージョンかそうでないか、分かりやすいようになりますね。

先ほどアップロードしたファイルを削除します。
削除したいファイルを選択します。

ファイルの上にマウスを移動させると、右側にプルダウンタブが現れますのでクリックします。
『投稿を削除』をクリックします。

『このファイルを削除しますか？』と聞かれますので、よければ『削除』をクリックします。

ファイルが削除されました。
これで投稿そのものも削除されましたので、このファイルにアクセスすることはできなくなりました。


最後に・・・

公開グループでは常に『公開』設定で記事投稿をしていることになりますので、プライベートな写真やこうしたファイルのアップロードには十分注意が必要かと思います。

対処法としては、例えば公開グループ内で、さらに非公開や秘密のグループを作成してやり取りをしてもよいのではないでしょうか。